O material a ser armazenado deve ser retirado do cordão umbilical porque o sangue do cordão umbilical é rico em células-tronco. A coleta do material é feita de maneira tranqüila, sem riscos para a mamãe nem para o bebê e pode ser feita tanto em parto normal, quanto em parto cesariana. Após o nascimento, o cordão umbilical é pinçado e cortado, interrompendo a ligação entre o bebê e a placenta. A quantidade de sangue (de 70 a 100 ml) que permanece no cordão umbilical é, então, coletada, congelada e posteriormente armazenada em tanques de nitrogênio líquido a -190º C. O processo só pode ser feito com a autorização da mãe. O tempo máximo entre a coleta e o armazenamento não deve exceder 48 horas.
De acordo com a ANVISA – Agência Nacional de Vigilância Sanitária, antes da estocagem, deve-se realizar o controle de qualidade que inclui: exames sorológicos para doenças infecciosas transmissíveis pelo sangue e doenças genéticas, verificação de contaminação bacteriana e/ou fúngica, contagem e viabilidade celular. Também são armazenadas alíquotas do sangue da mãe para testes futuros.
As unidades são triadas para algumas doenças infecciosas, incluindo HIV (AIDS), hepatite B e C, doença de Chagas, sífilis, vírus HTLV, entre outras.
No caso de doação para bancos públicos, ou indicação de uso aparentado (dentro da própria família), realiza-se também a tipagem HLA.
Ainda segundo a ANVISA, para que a amostra de sangue de cordão umbilical a ser armazenada seja clinicamente útil, frente às possibilidades terapêuticas atuais, esta deve conter um número mínimo de células. Esta é uma exigência técnica e legal, portanto, as amostras que apresentarem baixa celularidade devem ser descartadas. Também deverá ser descartada quando apresentar contaminação microbiológica ou fúngica.
A mamãe pode optar por empresas particulares ou por Bancos Públicos que fazem parte da BrasilCord.
Para participar do programa de Banco Público, basta a gestante sinalizar ao médico obstetra o interesse em doar o cordão umbilical do bebê para que esse possa dar andamento em todo o processo que envolve a realização de exames prévios, além de avaliação para ver se a mãe se enquadra no perfil. Para doar a gestante precisa ter menos de 37 anos, cujo bebê venha a nascer com idade gestacional igual ou maior que 35 semanas e peso maior que 2kg.
Já para o armazenamento em Banco Privado é necessário entrar em contato com a empresa escolhida pelo menos 24h antes do parto. Muitas empresas atendem mesmo sem ainda ter assinado o contrato. Para o procedimento para uso autólogo, a gestação precisa ter acima de 32 semanas e não há limite de idade para a gestante. No momento da coleta, o sangue materno também é colhido para a realização de exames.
Atualmente, as pesquisas demonstram que o sangue pode ficar armazenado por, no mínimo, 20 anos e manter a integridade celular.